Xunta de Galicia


Powered by MediaWiki

Implicacións da planificación da migración a Software Libre

Necesidade de planificar a migración

Cando abordamos o proceso de migración a software libre dunha organización temos que ser moi prudentes. Por moito que os traballos que se desenvolven acotío teñan inercias derivadas das ferramentas en uso, hai que diferenciar dende o primeiro momento entre os costumes e as necesidades, entre o que ten que ser e o que as persoas usuarias fan habitualmente. A migración debe producirse como consecuencia lóxica dun proceso de análise que se pode estender no tempo e que ten que por en evidencia os procesos, os fluxos de información e o organigrama de traballo da organización. E todo isto precisa dunha planificación dividida en etapas e coordenada polo común acordo entre as partes implicadas na toma de decisións, execución e emprego das ferramentas afectadas. Procesos migratorios abordados sen planificación abondo están condenados ao fracaso, polo que o tempo dedicado a estes labores é tempo investido no éxito da migración.

Hai que ter en conta que non todos os traballos que se fan empregando software privativo se poden facer usando equivalentes libres. Hai que asumir, ter claro, e facerlle ver con claridade á clientela, que existe a posibilidade de que algunhas tarefas sigan facéndose despois da migración con software privativo. Tras da toma de datos inicial sobre os procesos, tarefas e usuarios é preciso detectar que puntos da organización poden quedar “sen migrar”. Pode ser por empregar aplicativos específicos feitas por encomenda para o negocio, ou por ter necesidade de determinados aplicativos de deseño gráfico, ou de produción multimedia que non están aínda dispoñíbeis (portados) a GNU/Linux. Tamén pode darse o caso de empregar de forma habitual algunhas funcións avanzadas dos compoñentes da suite ofimática, coma o caso das macros de Excel, que requiren unha adaptación non sempre posíbel.

No “traballo de campo” relacionado coa toma de datos é recomendábel non dar lugar a grandes expectativas, que despois poden levar a que as persoas usuarias se sintan defraudados. O mesmo é aplicábel no referido ao proxecto de migración coma un todo. Os obxectivos deben estar claros o antes posíbel e, sobre todo, despois da fase de análise, cando sexa presentado un plan de intervención sobre servidores e clientes, no que han estar o máis detalladas que sexa posíbel todas as funcionalidades existentes, e empregadas; e todas as funcionalidades que se van ter despois da migración. Este tipo de documentos, así como a súa aprobación polas partes, facilitan o traballo, e fan posíbel a discusión sobre realidades obxectivas, fora de toda dúbida.

No caso dos aplicativos de servidor, pero sobre todo nos clientes, tampouco é recomendábel presentar moitas opcións para cada funcionalidade requirida. A decisión na escolla é parte do traballo de consultoría previa á execución da migración. E debe ser a experiencia da persoa consultora a que elixa entre as opcións existentes, a máis axeitada para o caso. A selección de aplicativos que presentamos neste documento é básica e cobre as máis das necesidades de calquera empresa pequena ou mediana. É preciso coñecer a existencia doutras opcións, e é preciso manterse ao tanto da evolución doutros proxectos. Incluso pode haber casos nos que a especificidade do traballo faga recomendábel facer unha análise detallada das opcións dispoñíbeis, unha comparanza de aplicativos para un determinado nicho funcional. Pero non pode ser o habitual, porque convertería calquera proceso migratorio nunha investigación continua do ecosistema do software libre, e faría inviábel economicamente este tipo de traballos. Procurando unha certa rendibilidade é preciso reaproveitar a experiencia, e as análises de casos comúns feitas con anterioridade.

A Escola Superior de Enxeñaría Informática da Universidade de Vigo publicou documentación baixo licenzas Creative Commons que cobre todos os aspectos da migración, dende a toma de datos ata o control da calidade e o mantemento. Estes documentos e formularios pódense empregar como guía para o traballo de campo e a elaboración de informes nos que deixar constancia das propostas para o proceso, así como para o seguimento da súa evolución.

Estudo de viabilidade

O primeiro chanzo nun proceso migratorio é o estudo de viabilidade. Del sairán dúas posíbeis conclusións: ou ben é posíbel a migración, ou ben non o é. Entre as moitas razóns que poden levar a non recomendar a migración poden estar o excesivo custo de desenvolvemento preciso para reproducir, ou volver a aplicativor, o software específico que se está a empregar.

Traballando metodicamente, e facendo unha recollida de información precisa e completa, non habemos levar sustos cando chegue o momento de intervir nos computadores. A recollida de información, empregando os formularios antes mencionados, tense que facer máquina por máquina, persoa a persoa. É preciso delimitar e documentar cada aplicativo, versión e funcións empregadas, e na medida do posíbel, trazar os fluxos de información na produción de documentos. Onde se gardan, quen os edita, os revisa, que ferramentas emprega cadaquén. Unha etapa moi traballosa, na que hai que botar o tempo preciso tanto nas entrevistas con persoas usuarias, como na observación directa das configuracións dos PC.

Unha vez recollida esta información, chega o momento de avaliar, e tentar detectar os puntos de risco, os posíbeis problemas que imos ter despois. Procesos dependentes de aplicativos privativos que non teñen equivalente libre, falta de colaboración por parte das persoas usuarias, pouco interese ou oposición máis ou menos frontal ao cambio, hostilidade á intervención nun espazo considerado “propio”... Estas conclusións débense redactar e, na medida do posíbel, achegar solucións para elas.

Sobre o documento elaborado farase unha exposición á clientela, ao ou á responsábel de tomar a decisión final de abordar a migración. En calquera caso, as conclusións da análise, e os seus resultados poderanlle servir para corrixir deficiencias na organización, e para mellorar a produtividade dos procesos produtivos. Tendo a conformidade da clienta ou cliente, será tempo de executar o calendario proposto, e aplicar os cambios precisos para levar adiante a migración dos sistemas informáticos da empresa.

Planificación da formación

Tan importante como a toma de datos, é o cumprimento dos calendarios propostos, é a inclusión no proxecto de migración dun plan de formación para os usuarios. Por pouco cambio que perciban, van atopar un contorno de traballo novo. Vanse sentir desorientados. É preciso que sexan acompañados nos primeiros achegamentos á nova plataforma de traballo, e que se lles faga unha axeitada presentación das ferramentas que van empregar de seguido.

Na fase de recollida de información pódese tentar clasificar as persoas usuarias segundo as ferramentas que empregan, para adaptar a formación ás necesidades de cadaquén. O ideal é facer algunhas xornadas de formación en grupo, centradas no contorno, servizos dispoñíbeis, e aplicativos de uso común, seguidas doutras máis individualizadas para os que empreguen determinados aplicativos que non son de uso xeral. O ideal sería que, tanto unhas como as outras, aplicaran unha metodoloxía activa e participe, máis práctica que teórica, na que o alumnado puidera ir experimentando sobre a marcha as ideas expostas. Máis ideal aínda sería que o lugar de formación fora idéntico (ou o mesmo) que o que vai ser o lugar de emprego das ferramentas, pero normalmente isto é pouco factíbel.

Tamén é preciso dispor dunha marxe de manobra, unhas horas de “dispoñibilidade” para atender dúbidas e botar unha man coas continxencias que, sen dúbida, han xurdir nos primeiros tempos de rodaxe do novo contorno.

Para rematar habería que facer, pasado un tempo da migración, unha enquisa de satisfacción das persoas usuarias, e dos e das responsábeis das decisións tecnolóxicas da empresa, para avaliar o grao de satisfacción coa migración, en que medida se viron cubertas as súas expectativas, e que conclusións poden, e podemos, tirar do proceso todo. Esta información, inestimábel para mellorar os nosos procedementos, ha servir de epílogo para o proxecto.

Métodos de migración de formatos privativos a abertos

Concluíndo este capítulo, imos abordar algunhas receitas para a conversión de formatos privativos a libres, e posibilidades de migración de datos da persoa usuaria nos principais aplicativos de escritorio. Son só unha aproximación ao problema, que deberá ser estudada en cada caso, e validada con ficheiros de probas antes da súa aprobación e aplicación.

Implicacions1.png
Ilustración 1: Esquema de migración
O primeiro paso para unha migración efectiva dos formatos pode darse aínda antes de facer unha migración de sistemas operativos, como primeira etapa, facendo unha sinxela instalación da suite ofimática OpenOffice.org nos escritorios con Windows. Desta forma, as persoas usuarias van acomodando as súas formas de traballo ás posibilidades da ferramenta, e progresivamente van facendo a conversión dos documentos novos, e dos vellos. Xunto coa instalación da suite ofimática, pode afrontarse a do navegador web (Firefox) o cliente de correo electrónico (Thunderbird) e outros aplicativos accesorios, como o cliente de mensaxería instantánea (Pidgin). Así, cando sexa o momento de cambiar o sistema operativo xa estarán habituados aos aplicativos, e só terán que afacerse ao novo escritorio como se pode apreciar na Ilustración 1. Tamén pode ser unha opción durante a fase de consultoría a instalación dun escritorio híbrido que permita avaliar o impacto da migración de formatos no histórico documental da empresa.

Aínda que non é o principal obxectivo dunha migración, é preciso destacar a importancia dos formatos abertos no só en termos económicos, senón tamén filosóficos, pola defensa da liberdade de escolla que supón, e a posibilidade de mellora pola comunidade, da que todos formamos parte.

En moitas ocasións a migración cara a software libre vai supor o primeiro intento por parte da xerencia da empresa de uniformización dos procesos de xestión da información, ata o momento non planificados máis alá das necesidades perentorias. No momento da formación ás persoas usuarias, tamén é importante lembrar que as funcionalidades dos novos aplicativos non son idénticas ás dos anteriores, senón “semellantes”, e convén considerar o grao de liberdade que teñen as persoas usuarias na toma de decisións que só lles afectan a elas individualmente, para non ter que facer fronte a hostilidades a posteriori.

Polo demais, a conversión de documentos empregando os asistentes que incorpora o propio OpenOffice.org permite facer percorridos por árbores de cartafoles de forma automática, aínda que o nivel de éxito depende dos documentos sobre os que se traballa.

Facendo o traspaso de información da persoa usuaria desde os clientes da Internet, o instalador que prové Ubuntu nos CDs Vivos pode recoller os datos de cada usuario, e incluso crear as contas deles na nova instalación, facilitando en gran medida este traballo. Entre os cambios máis evidentes que vai notar a nova persoa usuaria de Firefox, a navegación con pestanas, que lle permite ter varias páxinas nunha mesma instancia do navegador; ou as moitas opcións de personalización con engadidos e motores de procura. Polo que respecta ao Thunderbird, posibelmente o máis destacado sexa o tratamento dos anexos, e a seguridade fronte a intentos de agresión desde o correo.

Falando da conversión de macros de Visual Basic, entre os documentos de formato privativo e os seus equivalentes libres, chegamos a un dos puntos máis complexos e potencialmente problemáticos do proceso migratorio. Por moito que exista unha teórica compatibilidade empregando opcións como “VBASupport 1” nas propias macros, trátase dunha compatibilidade parcial, que será preciso probar caso por caso, e que pode estender no tempo o traballo. Se temos que migrar documentos con este tipo de funcionalidades, é preciso avaliar a necesidade dun proceso de probas, e posibelmente unha asignación de tempo acorde. Nalgunhas ocasións haberá que considerar a conveniencia de refacer as macros empregando as funcións nativas de OpenOffice.org.

Polo que respecta ás bases de datos de MS Access, algo semellante ocorre. Aínda que existen ferramentas de migración, coma o MySQL Migration Toolkit, a tarefa máis complexa é o cambio de filosofía de traballo: de ser a base de datos un arquivo local, ten que pasar a ser un servizo dentro do servidor de bases de datos. Nalgúns casos esta aproximación ao problema pódese obviar, sendo posíbel seguir empregando os arquivos de base de datos sen forzar a súa conversión, gracias ás capacidades do xestor de bases de datos que incorpora OpenOffice.org. Outras veces os arquivos de Access serán tan complexos, e terán tantos formularios que farían o traballo de conversión a unha reaplicativoción completa. En caso de ser imprescindíbel o emprego futuro deles, e de superar a súa dimensión o que permite o xestor de OpenOffice.org, haberá que estudar solucións como a virtualización para darlles un aceso controlado. Con esta solución, dentro dunha computadora con GNU/Linux correría unha máquina virtual cun Windows no que estaría instalada a base de datos en cuestión.

Os demais aplicativos da suite ofimática libre teñen diferentes niveis de éxito na conversión. No caso do xestor de follas de cálculo, traballa moi ben con documentos de tamaño pequeno ou medio, que son os máis abundantes. Pero ten problemas de rendemento con follas de cálculo moi grandes. O asistente de migración de documentos pode adiantar moito traballo na conversión, pero haberá que prestar atención á opinión das persoas usuarias no caso de arquivos grandes. Unha vez máis pode presentarse a saída da virtualización para casos extremos.

O procesador de textos presenta moitos menos problemas, asociados os máis a formatos de cabeceiras e pés de páxina, que nos máis dos casos son xestionados correctamente polo asistente de migración. É necesario facer un mostraxe para obter validación das persoas usuarias na conversión. Nalgúns casos pode ser interesante, aínda que sexa un proceso manual e que pode implicar moitas horas, a opción de gardar os documentos nunha versión anterior, máis compatíbel con OpenOffice.org, de MS Word e manter o ficheiro histórico nese formato.

Implicacions2.png
Ilustración 2: Menú de "Gardar..." en diferentes formatos
Polo que respecta ao editor de presentacións, o paso de Powerpoint (.ppt) a Impress (.odp) é sinxelo para as funcionalidades compatíbeis. O maior problema atópase nas variadas funcións de transición de diapositiva existentes no MS Publisher, que se han perder no cambio. Igualmente, é preciso un traballo de ensaio-erro para avaliar axeitadamente o éxito da migración.

En resumo, os documentos poden ser a parte que máis traballo dea nunha migración, polo que ten que ser estudada en detalle, e avaliada con paciencia e minuciosidade para evitar sorpresas. En moitas ocasións o arquivo histórico de documentación electrónica non é preciso que sexa migrado, pero para chegar a esta conclusión hai que ter un alto grao de seguridade de que os seus contidos van ser accesíbeis sen problemas no futuro. De calquera forma, é necesario fomentar o intercambio de documentos en formatos abertos para asegurar a súa accesibilidade futura.

Licenza desta guía

Esta guía forma parte da documentación de apoio para a capacitación TIC en SwL e foi elaborada pola empresa TEGNIX para o Centro de Referencia e Servizos de Software Libre de Galiza – Mancomún. Distribúese baixo as condicións dunha Licenza Creative Commons: Recoñecemento-CompartirIgual 3.0